Tout comprendre aux Custom Objects
En tant qu’HubSpot Champions, vous connaissez les contacts, les entreprises, les transactions et les tickets sur le bout des doigts : les quatre objets standards de HubSpot. Ils couvrent l’essentiel de vos besoins au quotidien. Mais vous êtes sûrement tombé sur ce cas un jour : une donnée clé de votre métier qui n’entre dans aucune de ces cases. Et là, vous avez cherché comment faire.
Prenons un cas concret. Un éditeur SaaS gère un système où chaque client crée plusieurs tenants, des espaces distincts au sein de la plateforme, chacun avec son identifiant, ses utilisateurs, son statut. Problème : ce tenant n’est ni une personne, ni une entreprise, ni une transaction. Aucun objet standard ne lui correspond.
C’est là qu’interviennent les Custom Objects. L’éditeur crée dans HubSpot un type de fiche dédié, un objet « Tenant », taillé pour sa réalité métier. Et le principe vaut pour tout ce qui fait la spécificité de votre activité : abonnements, véhicules, licences, formations… tout ce que les objets standards ne savent pas modéliser.
1. Un Custom Object, c’est quoi ?
Commençons par les bases, celles que vous maîtrisez déjà. Un objet, dans HubSpot, c’est une catégorie de fiches qui partagent le même type d’informations : vos contacts forment une catégorie, vos entreprises une autre, et ainsi de suite. Jusque-là, rien de nouveau pour vous.
Un Custom Object, c’est simplement la possibilité de créer votre propre catégorie de fiches, une qui n’existe pas nativement dans HubSpot. Une fois créé, il fonctionne comme un objet standard. Il a donc :
- ses propres fiches ;
- ses propres champs, appelés propriétés ;
- ses propres relations avec les autres objets ;
- et, éventuellement, son propre pipeline.
Reste un point qui prête souvent à confusion, et qu’il vaut mieux clarifier tout de suite : la différence avec une propriété personnalisée. Elle tient en une phrase :
- une propriété ajoute une information à une fiche existante ;
- un Custom Object crée une nouvelle catégorie de fiches à part entière.
Un exemple concret pour trancher. Vous voulez indiquer le nombre de salariés d’une entreprise ? C’est une simple propriété, une donnée de plus sur la fiche entreprise. Vous voulez suivre un élément métier qui a sa propre vie, avec plusieurs fiches distinctes, ses champs et ses relations ? C’est un Custom Object.
2. Dans quels cas faut-il créer un Custom Object ?
Voici le réflexe à éviter : créer un Custom Object dès qu’une donnée est un peu spécifique à votre entreprise. Le meilleur moyen d’alourdir votre CRM pour rien, et de transformer votre modèle de données en terrain miné.
Un Custom Object devient pertinent quand vous devez gérer une véritable entité métier, celle qui coche plusieurs de ces cases :
- elle peut exister plusieurs fois ;
- elle possède plusieurs informations propres ;
- elle doit être reliée à d’autres éléments du CRM ;
- elle peut évoluer indépendamment.
À l’inverse, si vous voulez simplement ajouter une information à un contact, une entreprise ou une transaction, une propriété personnalisée fait très bien l’affaire. Pas besoin de sortir l’artillerie lourde.
La question à trancher avant de vous lancer :
Est-ce que je dois stocker une information supplémentaire, ou gérer une nouvelle catégorie de fiches ?
Si c’est la première, c’est une propriété. Si c’est la seconde, c’est un Custom Object.
3. Comment fonctionne un Custom Object dans HubSpot ?
Passons au concret. Un Custom Object repose sur quatre éléments, pas un de plus. Une fois que vous les avez en tête, vous savez tout ce qu’il faut pour vous lancer.
Les fiches
Chaque élément que vous enregistrez dispose de sa propre fiche. Un tenant = une fiche, exactement comme un contact = une fiche. C’est votre unité de base : chaque tenant vit dans HubSpot comme un enregistrement à part entière, avec sa propre page.
Les propriétés
Ce sont les informations stockées sur la fiche : nom, identifiant, statut, date de création… Bref, tout ce qui caractérise l’élément. Vous définissez vous-même ces propriétés, exactement comme vous le feriez sur un contact ou une entreprise. À vous de décider quelles données comptent pour votre métier.
Et tout dépend de l’objet que vous modélisez. Pour un objet « Tenant » chez un éditeur SaaS : plan souscrit, nombre d’utilisateurs actifs, date de renouvellement, statut d’abonnement. Pour un objet « Véhicule » chez un loueur : immatriculation, kilométrage, date de révision, disponibilité. Pour un objet « Formation » chez un organisme : intitulé, session, nombre de places, taux de remplissage. À chaque métier ses propriétés, celles qui comptent vraiment pour piloter l’activité.
Les associations
Une association relie deux fiches entre elles. Rien de plus.
Entreprise ABC ⟷ Tenant 01
HubSpot sait désormais que ce tenant appartient à cette entreprise. Et les possibilités sont larges : un Custom Object peut être associé aux contacts, entreprises, transactions, tickets ou à d’autres objets. C’est ce qui fait la force du système : votre nouvel objet ne vit pas isolé dans son coin, il s‘intègre à toute la logique de votre CRM.
4. Qu’est-ce qu’on peut faire avec un Custom Object ?
C’est ici que ça devient intéressant. Un Custom Object n’est pas un simple tiroir où ranger des données. Une fois intégré au CRM, il devient un objet à part entière de HubSpot, avec tout ce que ça implique. Vous pouvez notamment :
- automatiser des actions via les workflows ;
- segmenter vos données ;
- créer des rapports ;
- importer des fiches en masse ;
- associer ses données aux autres objets ;
- alimenter des actions Marketing, Sales ou Service ;
- récupérer ou envoyer des données via API ou intégrations.
L’idée à retenir tient en une ligne : les données de votre Custom Object deviennent pleinement exploitables dans tout l’écosystème HubSpot. Elles ne dorment pas dans un coin, elles travaillent, au même titre que vos contacts ou vos transactions.
C’est toute la différence entre stocker une information et en faire un véritable levier opérationnel.
5. Les erreurs à éviter
Un Custom Object mal pensé peut faire plus de mal que de bien à votre CRM. Voici les quatre pièges les plus courants, ceux qu’on croise le plus souvent sur le terrain.
Créer un Custom Object alors qu’une propriété suffit
On y revient, parce que c’est l’erreur numéro un. Avant de créer un objet, reposez-vous la question de la partie 3 : information supplémentaire ou nouvelle catégorie de fiches ? Dans le doute, c’est souvent une propriété.
Recréer quelque chose qui existe déjà
HubSpot propose déjà de nombreux objets standards. Avant d’en créer un nouveau, vérifiez qu’un objet existant ne fait pas déjà le travail. On voit régulièrement des Custom Objects doublonner une fonctionnalité native, faute d’avoir cherché.
Créer l’objet sans réfléchir aux associations
Un Custom Object isolé ne sert pas à grand-chose. Il prend tout son sens une fois correctement relié au reste du CRM. Pensez les associations avant de créer l’objet, pas après : c’est ce qui déterminera sa vraie utilité.
Complexifier inutilement le CRM
Chaque nouvel objet ajoute une couche à votre modèle de données. Plus il y en a, plus l’ensemble devient difficile à comprendre, à maintenir et à faire vivre. La sobriété est une qualité, pas une contrainte.
En bref
Un Custom Object permet de créer dans HubSpot un nouveau type de fiche, taillé pour la réalité de votre métier. Il devient pertinent le jour où les objets standards ne suffisent plus à représenter une entité importante de votre activité.
Mais la vraie compétence, ce n’est pas de savoir en créer. C’est de savoir quand le faire, et surtout quand s’en abstenir. Un modèle de données propre vaut toujours mieux qu’un CRM encombré d’objets créés dans la précipitation.
