Installer un CRM ? Cela ne se limite pas à “créer un compte et inviter les équipes” !
Pour qu’il devienne votre meilleur allié, un outil comme HubSpot doit être méticuleusement pensé, structuré et animé pour coller aux réalités de votre quotidien.
Préparez-vous : nos spécialistes vous dévoilent 16 conseils concrets pour transformer votre CRM en un moteur business puissant !
Les ingrédients pour qu’un CRM fonctionne bien
Pour qu’un CRM fonctionne bien et réponde à nos besoins, il est important de repartir des enjeux auxquels il doit répondre.
Setup de base
Un bon CRM commence toujours par un setup solide, aligné avec votre organisation commerciale : pipe, propriétés, rôles, affichage… tout doit être pensé “métier”.
Un outil du quotidien
Il doit ensuite devenir un véritable outil du quotidien pour les commerciaux : gain de temps, relances automatisées, fiches simples et efficaces.
Il doit aussi permettre de structurer et fiabiliser votre donnée, afin de mieux segmenter, mieux prioriser, mieux convertir.
Fonctionnalités manager
Aujourd’hui, HubSpot embarque de plus en plus de fonctionnalités IA qui facilitent le travail des équipes (résumés, scoring, suggestions, tâches intelligentes, etc.).
Enfin, le CRM doit permettre aux managers de suivre l’activité commerciale, de piloter les objectifs et de prendre des décisions sur la base d’indicateurs concrets.
Les 16 tips HubSpot CRM à mettre en œuvre
1. Structurer son pipe commercial
Bâtissez un pipeline qui colle à votre cycle de vente réel, avec des étapes claires et même plusieurs pipes si besoin (par offre, zone, BU, etc.).
Activez les probabilités de succès par étape pour faire du forecast. Vous pouvez ensuite ajouter des propriétés conditionnelles pour guider la saisie, puis automatiser les tâches clés à chaque étape (ex : “rédiger propale”).
2. Créer les bonnes propriétés personnalisées
Créez des champs personnalisés essentiels à votre pilotage. Là, il vaut mieux privilégier les listes déroulantes pour simplifier le filtrage et centralisez tout dans un data model cohérent.
Ajoutez des champs calculés pour des analyses poussées (durée de cycle, nombre d’interactions…).
3. Gérer finement les droits utilisateurs
Définissez des rôles adaptés (sales, SDR, support, marketing) et accordez les droits avec ingéniosité (lecture, écriture, export, suppression). Pour éviter les erreurs ou les mauvaises manip’, pensez à limiter l’accès aux infos sensibles !
4. Personnaliser l’affichage des fiches info
Personnalisez l’affichage des fiches contacts/entreprises pour qu’elles soient lisibles et pertinentes pour chaque utilisateur. Organisez-les par cartes, affichez certains blocs uniquement selon le contexte (ex : phase du deal) et intégrez les informations des objets liés (contacts liés, sociétés…) pour une vue 360°.
5. Tirer parti des vues filtrées
Les vues permettent de créer des listes dynamiques : relances à faire, leads à traiter, tâches en retard… Vous pouvez filtrer, classer, afficher les colonnes clés. Un sacré gain de productivité pour les sales et les managers !
6. Utiliser les modèles de mails & snippets
Gagnez en efficacité avec des modèles d’emails personnalisables prêts en 2 clics, et des snippets pour vos paragraphes types. Résultat : des relances plus rapides, plus homogènes et mieux suivies.
7. Construire des séquences commerciales pertinentes
Les séquences permettent de programmer des relances mails + tâches. À déclencher manuellement ou automatiquement, elles sont idéales pour structurer la prospection ou le suivi post-démo. Bref, vous ne perdrez plus le fil !
8. Structurer les tâches et files d’attente
Les tâches sont vos “to-dos” du CRM. Classez-les par files d’attente (Appels, Propales, RDV…). La vue « playlist » vous permet d’enchaîner les actions sans perdre le focus, pour une efficacité maximale.
9. Exploiter les appels téléphoniques intégrés
Appelez directement depuis la fiche contact, enregistrez la conversation et archivez-la automatiquement. L’avantage ? Tout est tracé, coachable, mesurable, et bientôt enrichi par l’IA pour des analyses encore plus fines.
10. Configurer les liens de prise de rendez-vous
Configurez vos liens de réunion directement dans HubSpot (durée, questions, confirmation). Une alternative intégrée et traçable à d’autres outils, parfaite pour les démos, les qualifications ou l’onboarding.
11. Créer et gérer des objectifs commerciaux
Fixez et suivez des objectifs précis par personne, équipe ou zone. Les dashboards vous aident à analyser les écarts et à ajuster votre stratégie. Une base claire pour piloter les performances.
12. Faire usage des rapports CRM intelligemment
Combinez vos données CRM, activités, conversions, pertes et sources pour créer des tableaux de bord personnalisés ou utilisez les modèles natifs. À vous les insights actionnables, partageables et exportables pour une prise de décision éclairée !
13. Intégrer l’IA dans le CRM (Brise & Copilot)
Profitez des résumés de fiches, suggestions de contenu, priorisation des tâches et scoring intelligent. L’intelligence artificielle révolutionne la manière de vendre et de suivre vos leads.
14. Connecter Gmail, Outlook, Teams, Slack, Lemlist, LGM
Avec les intégrations natives, tout remonte dans HubSpot : mails, appels, réunions, messages. Vos commerciaux travaillent dans leur outil préféré… et votre CRM reste à jour.
15. Bien utiliser le Forecast et les prévisions
Pilotez vos prévisions commerciales basées sur les montants pondérés par étape. Visualisez l’atterrissage commercial, anticipez les creux, soutenez les équipes, ajustez les actions. Tout, vraiment tout, est personnalisable.
16. Caler son reporting sales
Mettez en place des dashboards sur mesure pour chaque profil (manager, commercial). Suivez les indicateurs clés (CA, conversion, durée de cycle…) et instaurez un rituel de reporting régulier (hebdomadaire, mensuel, quarterly).
Besoin d’un coup de main pour bien structurer votre CRM HubSpot ?
Pas le temps, ni les ressources ? Invox vous accompagne avec une offre Setup CRM HubSpot clé en main !
- Audit de vos besoins & usages.
- Structuration des pipes, propriétés, rôles et droits.
- Création des vues, automatisations & séquences.
- Formation des équipes + bonnes pratiques d’adoption.
Un CRM HubSpot bien structuré, ça change (vraiment) tout !
Vous savez maintenant tout : un CRM bien pensé, bien rempli, bien piloté, c’est plus de performance, plus de visibilité et plus d’alignement.
Les 16 tips présentés ici ne sont pas des options : ce sont les bonnes pratiques indispensables pour éviter que HubSpot ne devienne un “outil de plus” et au contraire, le transformer en véritable moteur commercial et marketing.
