Bien diffuser un webinar est aussi crucial que de bien le préparer. Eh oui, c’est sympa d’en faire un, de parler d’actu et tout le tintouin… Mais si personne ne vient, ça ne sert pas à grand-chose ! Oui, aujourd’hui, on enfonce des portes ouvertes 🙃. Mais bon, on ne va pas faire qu’énoncer des évidences (même si on aime ça !), voici quelques tips pour remplir la salle lors de votre prochaine conférence.
Organiser un webinar du jour au lendemain, c’est LA plus grosse erreur à éviter. Et puis ça se sent à des kilomètres quand rien n’est préparé. Alors avant même de vous lancer, posez-vous quelques questions.
- Existe-t-il des contenus autour de la thématique que vous souhaitez aborder ?
- Pouvez-vous utiliser ces contenus pour mettre en avant le webinar ?
- Quels éléments possédez-vous pour ce webinar ? PowerPoint, slide, brief pour les intervenants…
Des petites choses à faire avant le webinar
Vous avez l’idée et la matière ? Super, il y a plus qu’à ! Et pendant que vous peaufinez votre présentation avec de chouettes transitions et des bullet points stylées, pensez aussi à la diffusion de votre événement. L’objectif : attirer le plus de monde possible.
Lancez une campagne mails acquisition et push
Campagne d’acquisition : J-1 mois
Pour maximiser la participation à votre prochain événement, vous devez travailler quelques éléments de base de votre playbook de campagne. Concentrez-vous sur l’engagement des inscrits et le rappel de votre webinar. L’objectif : vous ancrer dans la mémoire des foules.
- Trigger – page ou landing page d’inscription : lorsqu’un visiteur remplit votre formulaire d’inscription, déclenchez la séquence d’emails.
- Email 1 – validation de l’inscription, rappel de l’event et lien calendar : un visiteur s’est inscrit, remerciez-le et confirmez son inscription, rappelez-lui les détails de l’événement et envoyez-lui le lien vers l’événement en ligne.
- Email 2 – un dernier rappel à la veille du webinar : pour encourager la participation et rappelez les informations essentielles, ravivez la mémoire de vos internautes avec un petit « c’est demain, ne manquez pas l’événement ».
Campagne push : J-1 mois voire J-2 semaines
Vous avez une belle base de données, remplie de contacts qui pourraient être intéressés par le sujet de votre webinar ? Faites chauffer les boîtes mails, il y a quelques messages à faire passer.
- Email 1.1 – annonce de l’événement et lien vers la page ou landing page d’inscription.
- Email 1.2 – confirmation de l’inscription et lien calendar « save the date » pour ne pas être oublié.
- Email 2.1 – relance pour les personnes dans votre base qui ne se sont pas encore inscrites et lien vers la page ou landing page d’inscription.
- Email 2.2 – confirmation de ces nouvelles inscriptions et lien calendar.
- Email 3.1 – veille du webinar, rappel « c’est demain, ne manquez pas l’événement ».
- Email 3.2 – jour du webinar, rappel « c’est maintenant ».
Pensez à la synchronisation Social Media
Lancez-vous sur les réseaux sociaux…
Vous avez défini la date de diffusion de votre webinar ? Parlez-en aussi sur vos réseaux sociaux. En lançant une campagne Social Media Paid et Organic, vous pourrez parler de votre événement à votre réseau.
- Post 1 – annonce de l’événement et lien vers la page ou landing page d’inscription (à publier 1 mois avant environ).
- Post 2 – promesse de l’événement et lien vers la page ou landing page d’inscription (à publier 1 semaine avant environ).
- Post 3 – rappel « c’est demain ! » et lien vers la page ou landing page d’inscription
… et travaillez votre stratégie Advocacy
Parler sur les pages de votre entreprise aura beaucoup d’impact. Ça, on est bien d’accord. Mais d’autres peuvent prendre la parole. Dirigeants, employés, speakers… sollicitez tout ce beau monde pour toucher un réseau plus vaste. C’est un bon moyen pour relayer l’information.
Encore faut-il donner envie à vos équipes de publier sur leurs réseaux (tout le monde n’est pas à l’aise avec ça. Notre astuce : préparer 3 à 4 posts pour les inciter à pousser l’événement une semaine avant, ça leur donnera un bon exemple et les inspirera peut-être.
Et en externe, à vous de jouer les diplomates pour convaincre vos speakers de pousser le webinar. À vrai dire, c’est tout bénef pour eux également, puisqu’ils y participent !
Mettez à jour vos actus sur votre site web ou blog
Votre webinar est peut-être l’événement de la fin d’année (ou pas). Dans tous les cas, rien ne vaut un peu de présence sur votre site ou votre blog pour être plus visible. Par exemple, vous pouvez l’annoncer sur votre page d’accueil :
- un lien direct vers votre page d’inscription,
- une banner,
- une vidéo…
Quoi qu’il en soit, ça ne coûte rien de le pousser là où c’est pertinent, comme dans un article sur la même thématique déjà en ligne et performant sur le site.
Et vous pouvez même créer un article et/ou des vidéos teasing de l’événement. C’est sympa et ça nourrit vos lecteurs les plus assidus.
- Mettez en avant les participants ou les experts présents lors de votre webinar.
- Préparez des interviews en amont pour pouvoir ajouter quelques citations.
- Créez un CTA vers la page d’inscription.
Si les webinars sont amenés à être récurrents, prévoyez une page de rediffusion des contenus avec un accès libre aux vidéos. C’est toujours sympa de pouvoir voir ou revoir une conférence !
La récupération d’informations pendant le webinar
C’est le jour J, vous allez présenter votre travail à un grand nombre de personnes (enfin, ça, on vous le souhaite). Pour récupérer des informations précieuses et maximiser l’engagement de votre audience, mettez en place quelques outils.
Récupération de la vidéo du webinar
Eh oui, comment voulez-vous partager votre replay si vous n’enregistrez pas votre conférence ? Toutes les plateformes le proposent, mais pour certaines, ce n’est pas automatique. Pensez bien à cliquer sur le bouton « enregistrer » avec de démarrer !
La vidéo pourra ainsi être vue par ceux qui n’ont pas pu assister au direct et être utilisée dans d’autres supports de communication.
N’hésitez pas à monter une version plus punchy. Pas mal de petits moments de transition, de gestion de la technique, de réponse à des questions… peuvent être enlevés avant de publier le replay définitif.
Sondage et gestion des questions/réponses
Vous pouvez aussi intégrer et partager des sondages interactifs et des mécanismes de gestion des questions/réponses pendant le webinar. L’objectif : récupérer les principales questions pour y répondre plus tard sur vos contenus ou vos réseaux.
Quiz à la fin du webinar
Pour engager l’audience et récupérer les réponses utiles pour créer du contenu ou pour vos posts Social Media, organisez un quiz interactif.
Verbatim
Votre webinar a plu ? Récoltez des verbatim significatifs, des citations marquantes, des extraits clés… Ils pourront ensuite être diffusés sur les réseaux sociaux et vos autres contenus (emails, articles, infographies…).
Après le webinar, le réenchantement du webinar
Les actualités sur le site web ou le blog
C’est fait, vous pouvez souffler. Enfin, pas trop, parce qu’il reste des choses à faire. La vie d’un webinar ne s’arrête pas après son live, il faut le réutiliser !
Alors si vous n’avez pas de page de rediffusion, il est peut-être temps d’en créer une. Ça vous servira par la suite. Et créez rapidement des contenus déclinés de votre webinar pour ne pas le laisser s’essouffler (avec un chouette CTA vers page de rediffusion).
En fonction du type de webinar, vous pourrez décliner le contenu sous plusieurs formes :
- table ronde et discussion : article (à utiliser dans une newsletter) et posts SM avec verbatim ;
- success story : use case sous format téléchargeable ;
- tendance marché et actualité : baromètre/infographie.
Le contenu étant déjà présent, il ne vous reste plus qu’à imaginer un format adéquat pour le décliner !
La suite de la campagne email push
Certains participants ne sont pas encore dans votre base ? Utilisez les données récoltées pour les convertir – par exemple, en créant un workflow.
- Email 1 – rediffusion à J+1 du webinar avec lien vers la page de rediffusion
- Email 2 – récapitulatif du webinar et lien vers un article ou autre
- Email 3 – Gated Content avec des informations supplémentaires
- Email 4 – contact
La suite de la campagne dépend uniquement de votre objectif.
- Si le but est de faire du nurturing, n’hésitez pas à diffuser le contenu dans une newsletter (replay, article, infographie…).
- S’il y a d’autres objectifs, pensez à une campagne push et Social Media qui y répondra.
Suite de la campagne Social Media
- Post 1 – annonce page de rediffusion
- Post 2 – rappel et verbatim avec carrousel
- Post 3 – article issu du webinar
Pour récapituler, votre checklist webinar
Campagne email acquisition et push
✅ Campagne en amont (séquençage emails)
✅ Campagne en aval (séquençage emails)
Diffusion Social Media
✅ Posts en amont
✅ Posts en aval
Contenus en amont
✅ Vidéo teasing
✅ Article teasing
✅ Banner teasing
✅ Page de rediffusion
Contenus issus du webinar
✅ Article
✅ Ebook ou téléchargeable
✅ Infographie
✅ Snack
✅ Extrait vidéo
La mise en place d’un webinar ne se limite pas à sa simple création, élaborer une stratégie de diffusion est cruciale pour assurer son succès. Toutes ces étapes doivent être minutieusement préparées à l’avance et ne doivent en aucun cas être sous-estimées. À vous de jouer !