Comment élaborer un cahier des charges de refonte de site internet ?

Refaire son site n’est pas une mince affaire (si vous faites partie des 96,4 % de gens normaux). On le sait bien, car chez Invox, plusieurs ont perdu quelques points de vie sur des refontes dans le passé… Le projet nécessite de réussir pas mal de chantiers pour tenir les délais et les coûts. L’objectif du cahier des charges dans une refonte ? Assurer que le site sera efficace par rapport à ses objectifs, joli, performant, évolutif et bien rédigé. Si en plus il fonctionne en SEO… c’est gagné !

Rédiger un cahier des charges : la fondation d’une refonte de site

Eh oui, on sait bien qu’un certain nombre d’entre vous sautent l’étape de la rédaction du cahier des charges : on vous voit 👀. Mais d’après notre expérience, pas de round d’observation égale casse-tête. Cadrer, formaliser, écrire les choses avant de passer à l’action, c’est tout l’avantage d’un cahier des charges.

En dehors des agences, la moyenne de refontes faites dans une carrière de marketeur se compte sur les 2 doigts d’une main. Et en général, on en fait une tous les 5-6 ans. Il faut tout réapprendre à chaque fois, y compris savoir comment expliquer ce qu’on voudrait faire. Alors pour lancer votre projet de refonte de site internet, mieux vaut commencer par le commencement : le cahier des charges.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour votre projet de refonte est incontournable

Vous êtes facilement parti pour 4, 6 voire 9 mois de travail avant le lancement de votre nouveau site. Plusieurs personnes vont être impliquées dans le projet, avec des métiers assez différents. Et par essence, le site de votre entreprise est suffisamment important pour qu’on fasse les choses dans l’ordre.

Alors la réponse à la question : « pourquoi un cahier des charges de refonte de site internet ? » est toute trouvée :

• formaliser une grosse partie des enjeux, envies, objectifs… permet de ne pas créer les choses au fur et à mesure, de changer d’avis et d’avoir une colonne vertébrale solide ;
• « bien » briefer l’agence de création de sites pour « bien » dimensionner l’enveloppe budgétaire afin d’éviter les surprises en cours de route (comme un « ah mais ça vous ne l’aviez pas dit clairement, c’est 4 jours de dév en plus et 15 jours de délai… ») ;
• mettre tout le monde au diapason, pour que chacun comprenne la vision globale et la direction générale, et puisse ainsi s’organiser en conséquence. Plus le cahier des charges est clair, plus la coordination et la planification seront efficaces et mieux les délais seront respectés.

Bon, vous l’aurez compris, bien rédiger son cahier des charges de refonte de site internet rend la vie plus simple (mais ne fait pas repousser les cheveux, NDLR). Retenez que c’est un crime de ne pas en faire un, surtout quand on vous mâche le travail !

Que contient un cahier des charges de refonte de site internet ?

En réalité, il n’y a pas qu’un seul modèle de cahier des charges. Il peut prendre plein de formes différentes : gdoc, spreadsheet, slides, plusieurs formats à la fois…

Néanmoins, toutes les formes de cahiers des charges doivent cocher un certain nombre de cases.

✅ Il doit s’agir d’un document formalisé et structuré, qui doit pouvoir être partagé : ce ne sont pas des notes pêle-mêle faites uniquement pour votre usage opérationnel. La forme compte donc un peu, même s’il n’est pas nécessaire de faire du design poussé.

✅ Il doit couvrir tous les aspects de votre projet (on y reviendra plus en détail ensuite) : objectifs, contenus, design, développement, déploiement, gestion de projets…

✅ Il peut être évolutif, mais doit avoir dès le départ une base solide pour « arrêter les envies » et éviter des ajouts permanents ou des changements de cap.

✅ Il doit permettre de centraliser les informations nécessaires à toutes les parties prenantes du projet de refonte de site. Il est donc un peu « omniscient », et doit convenir à tous les corps de métier – sinon, il ne joue pas son rôle de plan d’ensemble.

Comment rédiger un cahier des charges de site web efficace ?

Nous n’avons pas d’avis définitif, mais quand même : même s’il ne s’agit pas d’un one-man-show et que différentes personnes y contribuent, c’est bien qu’il y ait une « plume principale » qui harmonise, donne le tempo et structure les informations. Ce sera souvent le rôle du responsable du projet.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous, mais voici celles qui, de notre expérience, sont les plus efficaces pour rédiger ce fameux cahier des charges de refonte de site internet :

• identifier qui fait quoi (ce sera votre équipe refonte, qui peut inclure les agences) ;
• positionner 1 à 2 workshops par semaine dans les calendriers (1 par grand sujet de 2 h environ) avec uniquement les personnes nécessaires histoire de rester efficace ;
• préparer chacun des ateliers pour que les participants aient pu réfléchir en amont et arriver avec de la matière (c’est ce qui permet d’être performant) ;
• prendre des décisions durant la séance et les noter directement dans le cahier des charges : comme ça, tout le monde sent bien que c’est participatif et a une vision réelle sur le doc ;
• distribuer les responsabilités, notamment sur « qui complète quelle partie » ;
• offrir un suivi à tout le monde.

Bon et puis, pour gagner du temps, on vous a parlé de notre template de cahier des charges de refonte prêt à l’emploi ?

Faut-il une agence web pour faire votre cahier des charges ?

L’agence est une option à considérer, mais vous pouvez tout à fait vous en sortir seul (avec notre modèle de cahier des charges de refonte de site internet par exemple – oui, on insiste beaucoup).

Ce qui est sûr, c’est que si vous passez par une agence (et encore plus si vous coordonnez plusieurs agences), le cahier des charges est primordial – que ce soit vous qui l’amorciez ou que vous confiez cette partie à un tiers. Prenez le temps de vous poser sur les points principaux pour pouvoir choisir votre agence en conséquence (c’est un peu l’œuf et la poule cette histoire 😅).

Quelles informations inclure dans un cahier des charges de site web ?

Pour un cahier des charges au top, on vous a concocté une table des matières organisée en 10 grands chantiers.

#1 Les éléments de stratégie de votre site web

Personas cibles, parcours d’achat ou de prise d’infos, objectifs business… C’est là qu’on donne le cadre qui impactera l’ensemble des choix menant à la création de votre site web.

#2 L’arborescence

L’arborescence et la navigation donnent l’organisation du contenu de votre site. Il s’agit d’une partie ultra structurante, essentielle pour donner corps à votre site.

#3 L’audit du site existant

On part rarement d’une feuille blanche (même si un certain nombre d’entre vous ne rêve que de mettre le serveur au feu et de l’oublier à jamais). Les forces et faiblesses – et ce qu’on peut / doit reprendre – sont des éléments très intéressants, qui peuvent représenter des opportunités (ou bien des contraintes à garder en tête).

#4 Le SEO / le référencement

Tout site existant a déjà des positions SEO – alors avant de tirer la prise de la version actuelle, c’est toujours bien d’analyser ce qui se passe. Il faut ensuite entamer tout un travail de construction, qui nécessite de s’interroger sur quels mots-clés on veut maintenant se positionner, sur qui est déjà positionné dessus et pourquoi. Une partie de cadrage du travail du design, du copywriting, et du développeur est aussi à prendre en compte. Bref, gros morceau ici.

#5 Le copywriting / le contenu des pages

C’est – à notre plus grand dam – un peu l’oublié des projets de refonte : le contenu ! Une refonte, c’est l’occasion d’affiner le message qu’on fait passer à ses futurs clients ou collaborateurs, de travailler la tonalité, d’être efficace pour le lecteur comme pour le référencement Google. C’est aussi BEAUCOUP de boulot pour différentes personnes dans l’entreprise. Et c’est souvent ce qui va faire décaler le lancement si ce n’est pas anticipé !

#6 Le design

Bien sûr qu’il faut qu’il soit joli votre site – mais il doit aussi être évolutif, pensé pour le développement, compatible avec le SEO / SXO, cohérent avec le reste de vos éléments design, mobile-friendly, tenable dans le temps, pas trop « à la mode » (ça se démode)… Bref, ce point est loin d’être trivial : il s’agit de donner de la matière aux designers.

#7 La technologie / le CMS retenu

Bon, le match se résume souvent au FC WordPress contre le Sporting HubSpot. Mais on a d’autres challengers (Drupal, Webflow, du custom dev). Une fois le CMS choisi, il reste encore à décrire les fonctionnalités, les contraintes techniques, les intégrations avec d’autres systèmes, les parties post-login (ou pas), le multilingue (ou pas)…

#8 Le tracking et le reporting

Un site, ce n’est plus une simple plaquette. Vous étiez peut-être un peu aveugle en termes de suivi de performances dans votre site actuel, mais la refonte est l’occasion de tirer ça au clair :

• événements à suivre,
• plan de taggage,
• technologies utilisées (Google Analytics ou Matomo ?),
• mise au propre des KPI,
• structuration d’un Looker Studio (à penser dès le début plutôt que dans le rush du lancement et du débug, histoire d’éviter un « ah mais on a mis GA au fait ? » à 2 jours du lancement).

#9 Les étapes de recette, de migration, de mise en ligne

Vous avez votre nouveau site en ligne… mais ce n’est pas fini : il faut ensuite faire la bascule avec l’ancienne version, s’assurer que ça ne bugue pas et que la version mobile marche bien – même sur l’iPhone 7 de Jeannine. Idem : il vaut mieux cadrer tout ça au plus tôt !

#10 L’équipe et la gestion de projet

Bien s’organiser, avoir les bons rendez-vous récurrents, faire passer les infos rapidement et identifier les responsables et les contributeurs de chaque partie de la refonte, c’est l’assurance de ne pas trop souffrir en route.

Et ce modèle de cahier des charges d’Invox alors ? Téléchargez-le, après on ne vous embête plus avec ça puisque c’est tout ce qu’on avait à dire sur ce sujet passionnant ! C’est à vous de jouer…