[DOSSIER] Réus­sir son webi­nar : 9 logi­ciels passés en revue !

En octobre, chez Invox, c’est le mois du webi­nar ! Chaque semaine, nous abor­dons un aspect clé de ce format poten­tiel­le­ment très inté­res­sant dans votre mix marke­ting.

Article précé­dent : Réus­sir son webi­nar : les erreurs à ne SURTOUT pas commettre

Orga­ni­ser un webi­nar… demande forcé­ment de passer par un logi­ciel pour le gérer (sinon, et bien… vous faites venir les gens chez vous ou dans une salle et puis vous le faites en live !)… Et des logi­ciels, bizar­re­ment, il n’y en a pas tant que cela… et c’est bien tout si l’on en trouve une petite dizaine qui tient réel­le­ment la route. Mais n’hé­si­tez pas à nous parta­ger ceux que vous avez pu croi­ser de votre côté et qui vaudraient la peine d’être rajou­tés ici !

Avant de nous lancer dans le compa­ra­tif et le test des solu­tions, prenons le temps de faire le point sur ce que nous souhai­tons qu’un tel logi­ciel de webi­nars puisse faire, avec un petit tour sur les fonc­tion­na­li­tés et surtout sur le “pourquoi elles sont néces­saires” :

  • diffu­sion live (et si possible HD) d’une vidéo : bon, c’est la base, si vous n’avez pas cela (ainsi que la fonc­tion­na­lité suivante), c’est comme si vous n’aviez rien 🙂
  • diffu­sion live d’un ou plusieurs fichiers : idem que précé­dem­ment, il faut que vous puis­siez parta­ger des slides, ou un pdf, lors de votre présen­ta­tion.
  • accès par télé­phone & Inter­net : pour un meilleur confort, vous verrez vite qu’il est impor­tant de permettre un accès via un numéro fixe pour les parti­ci­pants qui souhaitent assis­ter à votre webi­nar. La plupart des logi­ciels du marché proposent des numé­ros locaux permet­tant d’ap­pe­ler depuis de très nombreux pays à un tarif réduit ou gratuit. Certains permettent même d’ap­pe­ler le corres­pon­dant, enle­vant ainsi une barrière supplé­men­taire.
  • partage d’écran : dans le cadre de démo en live, par exemple, le partage d’écran est super impor­tant. Assu­rez-vous donc de bien avoir cette fonc­tion­na­lité à dispo­si­tion… et d’ap­prendre à vous en servir pour ne pas montrer tout et n’im­porte quoi 🙂
  • gestion des invi­ta­tions : formu­laires d’ins­crip­tions, relances, listing de ceux qui ont vrai­ment assis­té… vous ne voudriez vrai­ment pas faire cela à la main, non ? Idéa­le­ment d’ailleurs, votre logi­ciel de webi­nar se connec­tera avec votre outil de CRM ou de Marke­ting Auto­ma­tion pour parta­ger les infos et rensei­gner les fiches contacts.
  • enre­gis­tre­ment de la vidéo (et du son !) : admet­tons que vous veniez de termi­ner le meilleur webi­nar de votre vie… Est-ce que d’autres personnes devraient en profi­ter ? Bien sûr que oui ! Et si votre logi­ciel de webi­nar vous avait permis d’en­re­gis­trer le son et l’ima­ge… hé bien vous pour­riez le diffu­ser sur votre chaîne YouTube ou votre blog, pour donner envie à d’autres personnes de travailler avec vous ou d’as­sis­ter au webi­nar !
  • chat : idéal pour, pendant le webi­nar, récu­pé­rer les ques­tions, accueillir les nouveaux venus, faire réagir. Une fonc­tion clé ! (idéa­le­ment avec deux types de chats : le chat géné­ral, avec tous les parti­ci­pants, et la possi­bi­lité de faire des “messages privés”).
  • ques­tion­naire de satis­fac­tion : diffusé à la fin d’un webi­nar, celui-ci vous permet de savoir ce qui a plu ou non, de compa­rer deux types de webi­nars, des sujets diffé­rents, deux sources de recru­te­ment de parti­ci­pants… mais aussi deux anima­teurs qui pour­raient ne pas avoir les mêmes résul­tats. Et c’est une bonne manière de conti­nuer à enga­ger vos pros­pects !
  • envoi de mails auto pour rappe­ler le webi­nar / remer­cier : c’est natu­rel de remer­cier ceux qui se sont connec­tés, de leur propo­ser de télé­char­ger les conte­nus… mais aussi de relan­cer ceux qui n’ont pas pu se connec­ter et leur propo­ser une nouvelle date. Et c’est mieux si c’est fait auto­ma­tique­ment, non ?
  • versions mobiles : près de 50 % du surf “busi­ness” se fait main­te­nant sur mobi­le… ce serait dommage de voir une partie de votre audi­toire ne pas se connec­ter le jour J tout simple­ment car votre webi­nar n’est pas acces­sible via une connexion mobi­le… Certains proposent des solu­tions nati­ve­ment web mobile ou avec une app’ iPhone ou Android. Si vos cibles d’au­dience sont poten­tiel­le­ment en mobi­lité ou s’il s’agit de déci­deurs… privi­lé­giez quelque chose qui leur convien­dra !
  • outils de gestion avan­cés pour “gérer sa salle” : mettre tout le monde en “mute”, donner la parole à quelqu’un, lui lais­ser la main pour deve­nir présen­ta­teur (parfait si vous animez à plusieurs et surtout à distance), bannir quelqu’un, choi­sir un écran d’ac­cueil ou une musique d’at­tente, proté­ger l’ac­cès à la session par un mot de passe… voilà quelques-unes des fonc­tion­na­li­tés qui peuvent être très inté­res­santes lorsque vous commen­cez à avoir pas mal de personnes dans votre webi­nar ! Certes ce ne sont pas des fonc­tion­na­li­tés must-have, mais elles sont tout de même très inté­res­santes !

Les incon­tour­nables : GoToWe­bi­narWebex

Commençons notre tour d’ho­ri­zon des solu­tions et apps de webi­nar avec les deux logi­ciels qui se tirent la bourre : GoToWe­bi­nar (outil spéci­fique webi­nars chez GoToMee­ting) et Webex (de Cisco).

GoToWe­bi­nar

GoToWebinar-logo

On ne présente plus GoToMee­ting, cette solu­tion de video-confé­rence que vous avez sûre­ment déjà dû croi­ser au gré de vos rendez-vous busi­ness à distance. Et bien GoToWe­bi­nar est l’adap­ta­tion par le même éditeur de ce soft à l’usage très parti­cu­lier du webi­nar.  

Côté fonc­tion­na­li­tés, on retrouve à peu près tout et la solu­tion, une fois prise en main, s’avère redou­table et effi­cace. Si elle rentre dans votre budget, c’est presque un “no brai­ner” : foncez !

Mais avant de foncer, donc, regar­dez du côté du prix : 89 euros par mois et par présen­ta­teur pour des salles pouvant accueillir jusqu’à 100 personnes (199€ pour 500 personnes dans la salle et 299€ pour 1000). Ce sont sensi­ble­ment les mêmes prix et les mêmes fonc­tion­na­li­tés chez notre autre “incon­tour­nable”, Webex.

Webex Event Center

cisco-webex_logo

Solu­tion éditée par Cisco, Webex est à GoToT­rai­ning ce que Vegeta est à SanGoku avant qu’ils ne se récon­ci­lient : il s’agit là quelque part de frères enne­mis qui au fond s’ob­servent, se copient, et se tirent vers le haut. A vous de choi­sir votre camp, et le mieux est encore de tester les deux solu­tions.

Chez Webex, l’ou­til Webi­nar est Webex Event Center. A l’usage, il se révèle un peu plus pensé “grandes entre­prises” et l’on peut déplo­rer que le signup ou le pricing soient un peu plus complexes à comprendre que pour GoToWe­bi­nar, pour lequel il existe notam­ment un free trial (essai gratuit). Mais cela reste très solide. Trop sans doute pour les star­tups ou PME.

Mais encore une fois, testez les deux et faites-vous votre propre compa­ra­tif Webex – GoToT­rai­ning !

Les chal­len­gers : JoinMe – Lives­torm

JoinMe

join-me

Dans ce monde dominé par l’oli­go­pole Webex-GoToWe­bi­nar, un petit nouveau se fait tranquille­ment sa place, avec une approche très directe : il se veut plus SIMPLE que les grosses machines que sont nos deux “incon­tour­nables”, et d’un pricing plus modéré. Sans être conçu à 100 % pour les webi­nars (notam­ment sur la partie inscrip­tion), il convien­dra en tout cas pour tester le modèle de manière très pro, sans avoir à trop inves­tir. Il vous en coûtera en gros dans les 20 dollars mensuels. A tester sans aucun doute si vous débu­tez.

Lives­torm

logiciel de webinar livestorm

Lives­torm est un autre petit nouveau qui mérite qu’on s’y attarde. En cause : une inter­face simple et intui­tive, de nombreuses fonc­tion­na­li­tés inté­res­santes et une approche volon­tai­re­ment tour­née vers la Lead Gene­ra­tion. Côté pricing, il faudra comp­ter 99 € par mois avec jusqu’à 100 personnes dans la salle (199 € pour 250 personnes et 299€ pour 500). À noter qu’il est possible de créer un premier webi­nar gratui­te­ment. À tester donc !

Les solu­tions “bidouille à pas cher” : Hangouts, UberCon­fe­rence, MeetC­heap

Vous êtes une jeune star­tup, une TPE, un indé­pen­dant ? Ou alors, vous voulez tester sans quasi­ment rien dépen­ser, pour prou­ver en interne que le format peut être inté­res­sant ?

Les webi­nars sont tout de même à votre portée, avec ces quelques outils trou­vés par Invox pour vous 🙂

Hangouts

google-hangouts-logo

C’est l’offre de Google. Google Hangouts, quoi. Très stable (avec une bonne connexion et une plutôt bonne machine, c’est gour­mand en ressources) jusqu’à 10–12 personnes, vous pouvez très bien vous passer de tout logi­ciel payant dans un premier temps. Gérez par exemple vos invi­ta­tions avec un GoogleForm, la relance avec votre propre boite mail, et faites tour­ner Hangouts. Vous pouvez même lier votre compte à votre chaîne YouTube pour publier votre vidéo ou le partage de votre bureau direc­te­ment.

UberCon­fe­rence

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C’est un peu le Join.me nouvelle géné­ra­tion, encore plus simple. Sûre­ment qu’il a encore quelques petites choses à amélio­rer, mais il tient déjà bien la route, avec une version gratuite et une version à 10 dollars par mois.

MeetC­heap

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Son posi­tion­ne­ment est on ne peut plus clair : faire 10 fois moins cher que GoToWe­bi­nar ou Webex. Bon, ok, c’est plus au départ une solu­tion de web confe­rence, mais la liste de ses fonc­tion­na­li­tés est tout de même très longue, et cela pourra conve­nir à certains.

Les solu­tions “un peu diffé­rentes”: Webi­keo, JetWe­bi­nar

Au-delà de l’as­pect pure­ment “logi­ciel pour faire des webi­nars”, certains acteurs se sont posi­tion­nés un peu diffé­rem­ment… et peuvent donc répondre à certains de vos besoins…

Webi­keo

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Webi­keo est un peu une market­place de webi­nars. Côté entre­prise, la promesse n’est pas “que” tech­nique : l’avan­tage ici est d’avoir un accès à un nombre impor­tant de parti­ci­pants poten­tiels (se pose ensuite la ques­tion de la quali­fi­ca­tion de ces personnes !). En effet, remplir sa salle est proba­ble­ment la chose la plus complexe : trou­ver un sujet et faire tour­ner tech­nique­ment un webi­nar n’est pas inac­ces­sible même s’il faut y passer du temps pour maîtri­ser la chose.

Vous ache­tez donc un certain nombre de webi­nars, et ceux-ci sont pous­sés à la commu­nauté, vous assu­rant ainsi d’avoir tout de même un peu de monde au moment où vous parle­rez. Racheté partiel­le­ment par Compa­neo, on comprend bien le fonc­tion­ne­ment d’ap­port de leads, qui a toujours été le modèle de sa nouvelle maison-mère.

Une fois lancées vos invi­ta­tions, tout se passe direc­te­ment dans la plate­forme Webi­keo.

JetWe­bi­nar

webex

JetWe­bi­nar approche le Webi­nar d’une manière qui ne peut que nous plaire, puisque la société propose un outil de “Webi­nar Auto­ma­tion”. Forcé­ment de là au Marke­ting Auto­ma­tion, il n’y a qu’un pas 🙂

L’idée est de dire que vous jouez un webi­nar une fois, puis qu’il doit servir à un plus grand nombre de personnes, pour être joué “on demand”. Avec ensuite une prise en charge du suivi par mail, des relances, de la propo­si­tion d’autres conte­nus, etc. On revient ici à un pricing plus proche de nos incon­tour­nables : 97 dollars par mois pour 100 parti­ci­pants en même temps, 367$ pour 500 et 477$ mensuels pour des salles de 1000 personnes (mais honnê­te­ment, essayez déjà de mettre 100 personnes en face de vous ;)).

Voilà pour notre tour des besoins “logi­ciels webi­nars”. Il reste main­te­nant quelques petites astuces et quelques conseils Invox à voir :

  • Si vous en avez mis en place, ou plani­fiez de le faire, véri­fier la bonne inté­gra­tion de votre logi­ciel de webi­nar avec les logi­ciels de Marke­ting Auto­ma­tion. Les prin­ci­paux fonc­tionnent bien ensemble et vous allez vouloir tracker et scorer les contacts qui consomment des webi­nar.
  • Le logi­ciel ne fait pas tout… Il va aussi falloir faire quelques tests et inves­tis­se­ments côté maté­riel. Voilà la petite check­list qui nous paraît inté­res­sante pour que tout se passe dans les meilleures condi­tions :
    • Un bon micro ! Gérer l’image n’est pas très compliqué, le logi­ciel le fait pour vous et il n’y a qu’à avoir une bonne connexion Inter­net. Si vous vous filmez, la webcam inté­grée à votre laptop sera très conve­nable, surtout si votre ordi­na­teur a moins de 2 ans. En revanche, niveau son, il faut impé­ra­ti­ve­ment soit un micro­casque (connexion USB, tous ceux qui coûtent plus de 40 euros peuvent bien faire l’af­faire tant qu’ils ont un micro qui se place devant votre bouche), soit un micro sur pied, avec une bonne réduc­tion de bruit et suffi­sam­ment direc­tion­nel pour ne pas prendre toute l’am­biance autour de vous. Le micro-pied s’im­pose dès que vous voulez inter­ve­nir à plusieurs… Une autre alter­na­tive est d’uti­li­ser une “pieuvre” de bonne qualité pour faire le son via une connexion télé­pho­nique.
    • Une salle dédiée (et un peu inso­no­ri­sée). La qualité du son (et donc le confort d’écoute des personnes qui assis­te­ront à votre webi­nar) est primor­diale, et quel que soit le système de capta­tion que vous utili­se­rez, l’am­biance sonore de la pièce dans laquelle vous serez jouera beau­coup. Evitez donc les pièces sur rue, les open spaces, les envi­ron­ne­ments bruyants, coupez les sonne­ries de télé­phone, mettez un panneau sur la porte, préve­nez ceux qui jouent au baby­foot à côté et restez à au moins 15 mètres des toilettes 🙂
    • Un double écran. Là c’est pour votre propre confort. Ayez toujours un second écran sur lequel mettre vos notes, et une fenêtre entiè­re­ment dédiée au webi­nar.
    • Un gros timer… Timing is key ! Gardez sous les yeux en perma­nence le temps restant. Timer de cuisine, ipad avec l’une des nombreuses apps de timer, horlo­ge… choi­sis­sez votre arme mais soyez conscient du temps qui passe et respec­tez celui de vos parti­ci­pants !

Et voilà pour notre petite revue de logi­ciels pour faire ses webi­nars ! N’hé­si­tez pas à parta­ger vos retours d’epé­riences vous aussi en commen­taires !! 🙂

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